Progressive IT hjælper GN Netcom med at målrette projektstyringen

Progressive IT hjalp GN Netcom med at skære en Project Server-installation til, så IT-afdelingen kan planlægge effektivt, styre ressourcer og give resten af virksomheden overblik over igangværende og kommende projekter.

Da C.F. Tietgen stiftede Det Store Nordiske Telegraf-Selskab i 1869, havde han næppe fantasi til at forestille sig de Jabra-headsets, som datterselskabet GN Netcom fremstiller i dag. Muligvis ville han have forsøgt at tænde sin cigar med et, hvis han havde fået det stukket i hånden. Til gengæld ville 1800-tallets danske industridynamo genkende den ånd af innovation og ekspansion, der stadig hersker i datterselskabet til hans gamle koncern, der i dag går under navnet GN Store Nord.

Som i mange andre virksomheder er en velfungerende og opdateret it-infrastruktur central for alle aspekter af GN Netcoms virke. Derfor er det afgørende, at man er i stand til at prioritere, hvad de 35 ansatte i it-afdelingen bruger deres tid på, men det var – indtil for nylig – lettere sagt end gjort, forklarer portfolio manager Charlotte Hvid Ravnholt, GN Netcom.

Ville gerne gøre arbejdet selv – men havde brug for sparring

– Vi havde allerede en tilgængelig Microsoft Project Server-løsning. Men den var skaleret til en langt større og mere kompleks organisation, end vi har i dag. Derfor var den ikke et aktivt værktøj. Derimod brugte vi flere andre værktøjer kombineret med projektledernes erfaring til al projektplanlægning, siger Charlotte Hvid Ravnholt.

Der var flere ulemper forbundet med situationen; bl.a. brugte projektlederne hver måned lang tid på at rapportere status via Excel, og Charlotte Hvid Ravnholt brugte selv mange kræfter på at samle og distribuere informationerne. Alligevel havde it-afdelingen ikke et tilfredsstillende overblik, tilføjer hun.

Midt i 2009 holdt GN Netcom derfor et møde med Progressive IT for at finde ud af, hvordan man bedre kunne skære den eksisterende Project Server-løsning til. Dels så den blev lettere at anvende, dels så den modsvarede de aktuelle behov for overblik, ressourceprioritering og statusrapportering.

– Vi var indstillet på at gøre en stor del af arbejdet selv for at lære systemet at kende fra bunden og op. Men jeg havde brug for kompetent sparring med projektstyrings-værktøjer, og her viste Progressive sig at være virkelig gode. Ganske enkelt fordi de med deres erfaring og tekniske indsigt let kunne opbygge pilotmodeller og sætte fingeren på, hvor vi kunne tilpasse, skære til og forenkle uden at give køb på den funktionalitet, vi faktisk havde brug for, siger Charlotte Hvid Ravnholt. De næste måneder gik med vekslende møder med hhv. Progressive og it-afdelingen samt andre interne interessenter, hvor hun fik input og feedback på de modeller og views, hun og Progressive sidst havde udarbejdet.

– Det var en lærerig og iterativ proces. Samtidig sørgede fremgangsmåden for, at alle interne interessenter tog ejerskab på løsningen, fordi de havde konkret medindflydelse og ikke blot fik presset et eller andet ned over hovedet, siger Charlotte Hvid Ravnholt.

Ledelsen kan prioritere på et informeret grundlag

Allerede i efteråret 2009 gik løsningen live med overblik over igangværende projekter og statusrapportering. Siden fulgte ressourceplanlægningen, og i dag er der meget stor tilfredshed internt i GN Netcom over resultatet.

– Internt i it-afdelingen er det blevet langt nemmere at prioritere og overskue ressourceforbruget. Det gælder ikke mindst i forbindelse med prioriteringen af de nøgleressourcer, der er involveret i mange af vores projekter og derfor let fungerer som flaskehals, hvis vi ikke ved præcis, hvor meget tid de har til rådighed, forklarer Charlotte Hvid Ravnholt.

Hun fremhæver også, at løsningen har gjort det muligt for andre dele af GN Netcom at prioritere, hvilke it-projekter de helst vil have gennemført i forhold til, hvor stor konkret værdi, projektet måtte bibringe. Ganske enkelt fordi de i dag let kan se, hvor mange ressourcer der er til rådighed og hvornår.

– For nylig besøgte jeg f.eks. med min chef vores kontor i Nashua, US, hvor vi fremlagde it-afdelingens projekt pipeline for resten af året. Her kunne de lokale chefer lynhurtigt overskue pipelinen, prioritere og sige, at ”det dér projekt får vi virkelig gavn af. Prioritér det og skub nogle af de andre ting til bagefter,” siger Charlotte Hvid Ravnholt.

Hun vurderer således at værdien – på ledelsesplan – navnlig ligger i at Project Server-løsningen har skabt en fælles referenceramme, som man hurtigt kan få et overblik og træffe beslutninger ud fra.

Hun bemærker også, at Project Server-løsningen sparer projektlederne for en masse arbejde med den månedlige indberetning, der i dag er langt nemmere end førhen. Samtidig sparer hun selv alt det tidskrævende rutinearbejde med at konsolidere og distribuere projektinformationer; det foregår i dag automatisk.

– På den måde kan man sige, at vi arbejder med projekter på samme måde som før. Men vi er blevet langt bedre til at have fokus på projekterne samt til at overskue og prioritere ressourcerne. Så langt var vi næppe kommet uden kompetent sparring, vurderer Charlotte Hvid Ravnholt.