Projektoverblik hos Sydbank Kommunikation

Sydbank Kommunikation har fået overblik over projekter og produktionsgange.

Udfordring

Sydbank har gennem de seneste år oplevet en voldsom vækst og det har stillet store krav til bankens kommunikationsafdeling, der har oplevet en høj vækst i antallet af opgaver og projekter. Samtidig er kompleksiteten i de mange nye opgaver og projekter øget, og det har medført at det bliver vanskeligere at levere projekterne indenfor aftalt tid og budget. For medarbejderne i Sydbanks kommunikationsafdeling betød dette, at det var svært at holde overblik over de mange opgaver, og for ledelsen i Sydbank Kommunikation betød det, at man savnede et samlet overblik over afdelingens projekter.

Det manglende overblik gjorde det desuden vanskeligt at identificere flaskehalse og ledig kapacitet, og afdelingen udnyttede dermed ikke sin kapacitet optimalt. Sydbank Kommunikation ønskede derfor en løsning, der kunne skabe overblik og bidrage til bedre udnyttelse af afdelingens ressourcer.

Løsning

Løsningen består i at integrere produktionsplanen og produktionsgangen. Dermed får den enkelte medarbejder et overblik over opgaverne, og samtidig giver det ledelsen et validt overblik over projekter og ressourcer. Løsningen gør det muligt for Sydbank Kommunikation at styre og tidsfastsætte alle de ordrer, som de får ind fra blandt andet afdelinger og filialer.

”Det synliggør produktionen i vores afdeling. Samtidig kan jeg også bruge det til at trække lister, så jeg får overblik over produktionen. Jeg kan generere forskellige statistikker over kunder og produkter, og følge med i udviklingen af opgaver og vores tidsforbrug,” siger kommunikationschef Eva Sand. ”Jo bedre vi lærer systemet at kende, desto flere funktioner finder vi som vi kan udnytte.”

Resultat

Løsningen har skabt overblik over opgaverne for den enkelte medarbejder og et samlet overblik til ledelsen.

”Microsoft Office Project Server 2007 har øget tilfredsheden i afdelingen, fordi nogle ting er blevet mere strukturerede. Det har klart givet os en bedre hverdag og skabt tryghed hos medarbejderne, fordi systemet holder styr på det hele,” siger Eva Sand.

Desuden har løsningen givet ledelsen et informationsgrundlag til at træffe velinformerede beslutninger omkring hensigtsmæssig udnyttelse af deres ressourcer.

Proces

For Kommunikationsafdelingen er værktøjet blevet en uundværlig del af produktionsstyringen. Men det har også kostet en stor indsats at få de nye rutiner indarbejdet, fordi det nye system stiller andre krav til medarbejderne. ”Processen er forløbet meget positivt og efter forventning, men det er da klart en stor udfordring af skifte system,” siger Eva Sand, der anbefaler, at man som leder tager sig tid til at skabe god motivation for den forandring, det er at skifte rutinerne ud. Men resultaterne er værd at bruge kræfter på, mener hun. Nu vil banken gerne udbrede produktet til andre afdelinger. Nogle afdelinger er allerede i gang, mens andre skal i gang i den nærmeste fremtid.

”Det er vigtig for os, at Sydbank hele tiden bruger sine ressourcer bedst muligt,” siger IT-chef Max Samsø. ”Vi skal kunne reagere hurtigt i markedet, og så er det godt at have overblik over, hvad konsekvenser bliver, hvis man ændrer noget. Derfor kan et system som Microsoft Office Project Server 2007 have stor værdi for os. Her har vi været gode til at finde et produkt, som understøtter forretningens udvikling.”