Det bedste fra to verdener

Hos Vejdirektoratet har man integreret SAP og Microsoft Project Server, og dermed fået overblik over projektøkonomi og tidsforbrug.

Udfordring

Vejdirektoratet havde vanskeligt ved at styre projektøkonomi og tidsforbrug på deres store vejprojekter, der typisk strækker sig over flere år. Tidsregistrering foregik typisk i en række til lejligheden ’opfundne’ værktøjer og ”skuffesystemer”. Det var derfor svært for ledelsen at få overblik over de økonomiske konsekvenser af deres dispositioner i de meget komplekse projekter som Vejdirektoratet står for. De hjemmelavede systemer betød også at det var umuligt for ledelsen at danne sig et sikkert overblik over hele Vejdirektoratets projektportefølje.

Vejdirektoratet havde derfor behov for en samlet løsning, der kunne håndtere både tid og økonomi på projekterne.

Løsning

Da succesen af en løsning i høj grad afhænger af brugernes villighed til at bruge løsningen, var det vigtigt for Vejdirektoratet at løsningen blev så fleksibel og dynamisk som mulig. På denne måde kunne man sikre at løsningen nemt kunne integreres med medarbejdernes eksisterende arbejdsprocesser.

Derfor blev løsningen en integration mellem Microsoft Project Server og SAP. I Microsoft Project Server styrer de 80 – 100 opgaveansvarlige tids- og mandskabsforbruget på en fleksibel måde, der giver dem et direkte overblik både over det enkelte projekt og på tværs af projektporteføljen. Integrationen med SAP betyder at justeringer i projekterne afspejles i budgetter og regnskaber. En gang i døgnet overføres ændringer i tidsplaner og menneskelige ressourcer i projekterne til SAP, der omregner timerne til kroner og justerer budgetter efter timeændringerne i de enkelte projekter.

”Vi har mange medarbejdere, som arbejder på forskellige projekter over en lang tidshorisont, så det er afgørende, at vi har et samlet overblik over ressourcerne i en fælles database. Det har vi nu fået,” forklarer afdelingsleder i Vejdirektoratet Ole Brok Petersen og glæder sig især over den fine sammenhæng mellem Microsoft Project Server og SAP, som på hver deres vis understøtter de enkelte funktioner i Vejdirektoratets organisation.

Resultat

Med løsningen har Vejdirektoratet fået et komplet overblik over deres projektportefølje og kan hurtigt og nemt få overblik over status på f.eks. faktiske omkostninger vs. budget, kapacitet, tidsplan m.m. Løsningen har gjort at projektledere og projektchefer proaktivt kan se konsekvenserne af deres dispositioner på projekterne. Hvor man tidligere traf reaktive beslutninger ud fra hændelser som var indtruffet, kan de nu træffe proaktive beslutninger, der gør dem i stand til at reagere agilt i forhold til ændringer på projekterne.

Proces

Hos Vejdirektoratet har man arbejdet med at inddrage alle implicerede medarbejdere i kravene og forventninger til de nye arbejdsgange og det nye system, der skulle understøtte opgaverne. Derfor var det glædeligt at konstatere, at selve implementeringen i den store organisation med 150 til 200 involverede – og 80-100 direkte opgaveansvarlige – gik hurtigt og uden større problemer. ”Det er et overskueligt og enkelt værktøj at bruge. Filosofien ligner de andre Microsoft-produkter, vi kender i forvejen, og samarbejdet med Progressive IT gik forbilledligt. Det hele blev leveret til tiden og levede fuldt op til vores krav og forventninger. Kvaliteten var i orden,” siger Ole Brok Petersen.