Integration

De fleste organisationer benytter flere IT-systemer og databaser til at håndtere og administrere den information der vedrører aktiviter, relationer, processer og stamdata mm., som er kommet til over tid, når behovet er opstået.

Dette giver for mange to overordnede udfordringer:

1. Forskellige data om samme sag/emne i data-siloer
2. Vedligeholdelse og ensretning af ens data i flere data-siloer

Den første skyldes ofte at forskellige funktioner i en organisation har hvert deres tilpassede system til at håndtere og registrere information om et emne, og dette gøres ud fra denne kontekst. Der registreres eksempelvis forskellig information i økonomisystemet, CRM-systemet og projektstyringsværktøjet omkring en specifik kunde, så hvis man vil have et helhedsbillede af kunden skal man kigge i alle systemer.

Den anden skyldes, at der vil være data som er ens på tværs af systemer, såsom kundenavn, adresse, telefonnummer og kontaktpersoner mv., som for at være konsistente og valide kræver stor administration og kontrol.

Disse udfordringer betyder, at meget tid kan eller vil blive brugt på ’Master data management’, manuel indtastning og vedligeholdelse, og stor risiko for perioder med inkonsistente data. Dette giver ofte internt usikkerhed omkring den tilgængelige information og begrænser ligeledes muligheden for at træffe hurtige og velinformerede beslutninger.

Ved at integrere systemer og databaser, kan disse udfordringer imødekommes, da de derved ”bindes” sammen og eksempelvis administrerer og distribuerer data centralt, og giver muligheden for at samle data fra flere systemer i ex. én portal, der giver et helhedsbillede.

Men integration skal ikke altid ses som koblingen af flere systemer, men kan også være det at binde en applikation som Word eller Outlook sammen med en portal, eller interaktionsmuligheder på web sites, der bliver til sagsforløb på den interne side af organisationen, alt sammen for at optimere processer og produktivitet.