Welltec

Effektive processer og workflows med Microsoft Office SharePoint Server 2007.

Virksomheden

Welltec er et internationalt servicefirma, der udfører komplicerede operationer i olie- og gasbrønde. Welltec har udviklet avancerede systemer, der kan operere i de ekstreme miljøer, der findes i olie- og gasbrønde. Welltecs egne ingeniører udfører operationerne for olieselskaber med udstyr udviklet og produceret af Welltec.

Welltec har 34 kontorer i 19 lande og omkring 550 ansatte på verdensplan. I løbet af de seneste to år er virksomheden vokset med ca. 300 medarbejdere.

Udfordring

Welltecs store vækst har dette skabt en række udfordringer og behov:

• Stor afhængighed af den enkelte medarbejder
• Behov for at dele og finde information på tværs af organisationen
• Behov for mere ensartet løsning af opgaver
• Behov for understøttelse af processer og workflows blandt vidensmedarbejderne
• Retningslinjer omkring opsamling og håndtering af informationer blev ikke overholdt

Løsningen

For Welltec har det været centralt at få en platform, der understøtter processer og workflows. Samtidig var det forretningskritisk at øge samarbejdsmulighederne både for den individuelle medarbejder, teamet, afdelingen og organisationen. Derfor valgte Welltec at basere deres løsning på Microsoft Office SharePoint Server 2007 leveret af Progressive IT.

For at effektivisere den enkelte medarbejder blev der etableret en integration mellem Navision og SharePoint Server. Ved hjælp af denne oprettes projekt sites automatisk, når et nyt projekt bliver oprettet i Navision. Her samles al relevant information til medarbejderen til brug for løsning af projektet. Dermed findes den strukturelle information i Navision og den øvrige dokumentation i SharePoint. Dette gør endvidere at al information er søgbart fra et fælles interface – nemlig SharePoint.

Dernæst blev formularværktøjet fra Microsoft, Infopath, implementeret til at sikre en konsistent og brugervenlig informationsopsamling. Desuden bliver SharePoint brugt som platform for understøttelse af processer og workflows, bl.a. bestilling af ny hardware og software ved ansættelse af ny medarbejder.

Resultat

Løsningen har gjort Welltecs medarbejdere i stand til at udnytte eksisterende viden i virksomheden og drage fordel af andre medarbejderes erfaringer. Dette sikrer en mere ensartet løsning af opgaver og en højere kvalitet i de enkelte løsninger.

Samtidig er viden blevet forankret i virksomheden og ikke hos den enkelte medarbejder. Nye medarbejdere har derfor mulighed for at komme hurtigere up-to-speed og dette sparer tid og ressourcer både for medarbejderen og for virksomheden. Derudover har Welltec med en automatisering af rutineopgaverne sørget for at medarbejderne har mulighed for at udnytte tiden effektivt. Disse opgaver er ikke længere en administrativ byrde og medarbejderne kan nu fokusere på de vigtige opgaver.