Organisatorisk implementering af projekt- og porteføljestyring

Af Lars Egelund, Seniorkonsulent hos Progressive IT

Vi hører ofte i dagspressen, at mange IT projekter fejler eller ikke opnår den forventede effekt i en given organisation. Årsagen skyldes dog ofte, at for mange projekter betragtes som rene teknologi projekter og ikke som forretningsprojekter. IT bør betragtes som det middel, der giver en organisation mulighed for at udøve sit potentiale i forhold til opnåelse af forretningsmæssige mål. Det er derfor vigtigt, at der fokuseres på både den tekniske og den organisatoriske implementering ved implementering af Projekt- og Porteføljestyring i en organisation.

Teknisk implementering

Den tekniske implementering består i en række aktiviteter, der dels skal sikre den tekniske platform, dels afdække de specifikke forretningsmæssige krav, der skal håndteres af løsningen.

Organisatorisk implementering

Organisatorisk implementering har fokus på, at udbrede kendskabet og anvendelsen af løsningen i organisationen. Dette betyder i praksis, at der skal arbejdes med organisationsstruktur, personer, forretningsprocesser, uddannelse og håndtering af de reaktioner – positive som negative – som en forandringsproces medfører. Virksomhedens ledelse er centrale personer i forbindelse med sikring af den fornødne organisatoriske implementering.

Organisatorisk implementering

For at opnå maksimal værdi af en investering i systemunderstøttelse af forretningsprocesser, er det af stor betydning, at der er fokus på den organisatoriske implementering.

Udrulningen af professionel Projekt- og Porteføljestyring er en forandringsproces, som kræver ledelsens involvering. Dette betyder, at der skal være fastlagt en plan for hvorledes organisationen skal understøtte dette, herunder roller, processer. Forandringsprocessen skal håndtere følgende:

Modstand i organisationen ved ændringer i roller, processer og værktøj
Skepsis overfor modellen (ny måde at tænke og arbejde på)
Sårbarhed i forbindelse med øget gennemsigtighed
Sikring af forankring i organisationen

Til at hjælpe organisationer med bedre at forstå vigtigheden af forandringsledelse, anvender vi undertiden en såkaldt Governance Pyramide. Dette er en grafisk repræsentation af relationerne mellem systemer og de forskellige forretningsprocesser, der supporterer dem.

Komponenterne i pyramiden er følgende:

People: Disse er interessenter til processerne og inkluderer personer, der anvender systemet, personer der vedligeholder systemet og eventuelt personer, der ikke direkte agerer med systemet, men som er påvirket af det.

Policy: Interne og eksterne krav, der kan påvirke afviklingen af forretningsprocesserne. Dette kan være alt fra regulative krav fra myndighederne til interne politikker vedrørende hvem, der kan udføre hvad i en given proces.

Procedure: Dette er den måde, hvorpå en opgave udføres.

System: Dette er den faktiske IT infrastruktur, der skal etableres for at understøtte forretningsprocesserne.

Governance – en styret proces

Governance som koncept består af et sæt politikker, roller, ansvarsområder og processer som etableres i en organisation til at vejlede, målrette og kontrollere hvorledes organisationen anvender teknologi til at opnå forretningsmæssige mål. Det har i stort omfang fokus på forretningen og mindre grad på teknologien.

For at opnå forankring af de nødvendige beslutningsprocesser bør der etableres en beslutningsmodel, som vist nedenfor:

Projekt- og porteføljestyring er et enterprise-wide system som involverer strategisk og forretningsorienteret interessenter til fastlæggelse af regler og procedurer samt mere taktiske og tekniske kompetente interessenter til at administre operationelle opgaver. Opgaverne ligger derfor i to spor, henholdsvis et strategisk og et taktisk/operationelt spor. Derved sikres fokus på både det forretningsmæssige perspektiv og det tekniske infrastruktur/service management orienterede perspektiv.

Strategiske opgaver

De strategiske opgaver skal varetages af Systemansvarlig, IT afdelingen, Project Management styregruppen samt beslutningsdygtige repræsentanter fra de involverede forretningsenheder. Det er vigtigt at disse ressourcer har strategisk indsigt og har viljen til at udbrede og forankre de vedtagede beslutninger i de respektive forretningsenheder. Der bør være en god balance mellem ressourcer med forretningsperspektiv og ressourcer med IT perspektiv. Ligeledes bør der være en balance mellem topstyring og autonomi i de enkelte forretningsenheder.

Taktiske opgaver

De taktiske opgaver, som udspringer af de strategiske opgaver, kan opdeles i følgende område:

Drift og infrastruktur
Service og support
Udvikling

De taktiske opgaver er en operationalisering af roller og ansvar i forbindelse med Service Management (administration, vedligehold, og support) af projekt- og porteføljestyringsmiljøet.

Organisation til understøttelse Projekt- og Porteføljestyring

Progressive IT anbefaler at der etableres en organisation til understøttelse af system, processer og beslutninger.

Styregruppe

Styregruppen repræsenterer koncernens overordnede behov og krav samt har det overordnede og samlede systemejerskab.

Styregruppen definerer og godkender de økonomiske rammer for drift og udvikling af organisation og system, og sikrer at systemet og dets anvendelse forankres i organisationen.

Forretningsområderne bør være repræsenteret i styregruppen med beslutningsdygtige repræsentanter.

Styregruppens ansvar:

Strategisk og forretningsmæssige beslutninger
Overordnet og samlet systemejerskab.
Forankring af systemet i organisationen.
Definere og godkende de økonomiske rammer for drift og udvikling af organisation og system.

Styregruppens primære opgaver:

Definere klare mål for anvendelse.
Kommunikere mål til organisationen.
Styre økonomi
Drøfte og prioritere udviklingsinitiativer.
Systemorganisering samt grænseflader og sammenhæng til andre systemer.
Opstille rammer/kommissorium for referencegruppen.

Systemansvarlig

Den systemansvarlige sikrer at styregruppens beslutninger føres ud i livet og at koncernens Governance proces efterleves.

Systemansvarligs primære opgaver:

Refererer til styregruppen
Ansvarlig for daglig drift af organisationen, møder, dokumentation mv.
Yde systemsupport til superbrugere
Stå for mindre tilpasninger, opsætning af rapporter mv.
Eksekvere ændringer/udvikling
Opsamle og prioritere input til systemet
Koordinere med superbrugerne
Udarbejdelse af budget for udvikling og drift af løsningen
Koordinere med it-afdelingen
Ansvarlig for forankring af anvendelsen

Superbrugergruppe

En organisation der kan understøtte anvendelsen og udbredelsen samt sikre forståelse anvendelsen, gennem udadvendte aktiviteter overfor brugerne. Gruppen indeholder repræsentanter for de enkelte forretningsområder, der stiller ressourcer til rådighed for denne.

Superbrugernes ansvar:

Besidde og vedligeholde viden om organisatoriske processer.
Have og vedligeholde viden om anvendelse af projekt- og porteføljestyringssystemet samt udbrede sin viden til brugerne.

Superbrugernes primære opgaver:

Følge udviklingen af system og teknologi
Yde support til andre brugere
Kommunikation og inspiration til brugerne
Være synlige i organisationen
Vedligeholde Q & A
Opsamle erfaringer med den daglige brug
Kommunikere udfordringer og ideer til systemansvarlig

Referencegruppe

Referencegruppen er en bred repræsentativ gruppe der skal fungerer som ambassadører for systemet. Referencegruppens medlemmer skal derudover opsamle og evaluere erfaringer med anvendelsen af systemet.

Referencegruppen er en følgegruppe med følgende arbejdsområder:

Bindeled mellem organisationen og styregruppen
Kommunikerer mål til organisationen
Ambassadør for systemet og det anvendelse i organisationen.

God praksis sikrer succes

At implementere Projekt- og Porteføljestyring succesfuldt I organisationen kræver en målrettet indsats. Den tid, der skal investeres bør være nogenlunde ligeligt fordelt mellem Governance Pyramidens områder.

Følgende principper bør tages i anvendelse for at opnå en succesfuld organisatorisk implementering:

Åben og tydelig kommunikation mellem alle interessenter
Fokus på forretningsprocesser – ikke systemer
Internt ejerskab af Governance i organisationen
Jævnlige møder mellem styregruppe og Governancegruppe
Indarbejde politikker til at tilskynde til ændringer
Fasevis implementering til at undgå modstand og opnå hurtig og synlig værdi

Organisatorisk implementering er primært en proces for kundens ledelse, men Progressive IT bidrager gerne med processen. Progressive IT har mange års erfaring i at implementere Projekt- og Porteføljestyring i store danske virksomheder og ved hvilke udfordringer, der er forbundet med dette. Vi kan derfor hjælpe med til at skabe en succesfuld implementering i organisationen, så virksomheden får det fulde udbytte af investeringen.