Stausrapportering

Af Lars Egelund, Seniorkonsulent hos Progressive IT

Udfordring

At arbejde i en projektorganisation vil altid være udfordrende. Virkeligheden ender oftest med at blive anderledes end de bedste planer, og det er derfor nødvendigt at kunne agere i en omskiftelig verden. For at kunne reagere i tide bør du derfor stille dig følgende spørgsmål:

• Har I adgang til aktuel status på de enkelte projekter?
• Har I overblik over den samlede projektportefølje?
• Er det muligt at få indsigt i projekternes detaljer, hvis det er nødvendigt?
• Reagerer I rettidigt på rapporteret information (eller bruger I tiden på at indsamle oplysninger)?

Hvis du har vanskeligt ved at svare ja til disse spørgsmål, så er du ikke alene. Vores erfaring er, at langt de fleste virksomheder, der beskæftiger sig med projektarbejde, har store udfordringer med at skabe overblik over status på de enkelte projekter. Vi ser ofte, at der kun rapporteres sporadisk på projekter og kvaliteten af status afhænger i høj grad af den enkelte projektleders erfaring.

Det er dog ikke kun projektlederens evner, der kan være begrænsende for en god statusrapportering. Det er desværre også ofte en manglende fokusering på projektopfølgning fra ledelsens side, der er årsag til at så mange virksomheder har udfordringer med at identificere projekter i problemer. Der anvendes i dag store beløb på projekter, der er løbet af sporet og som med en rettidig reaktion kunne have været undgået.

Løsning

Statusrapportering skal helst ikke have karakter af en konstatering af fakta på et projekts status. Det er vigtigt, at rapporteringen ses som et dialogværktøj mellem projektet og ledelsen, oftest i form af en projektleder og en styregruppe.

Statusrapporten skal ses som projektlederens mulighed for at indvie ledelsen i projektets resultater, udfordringer og risici. Ledelsen skal på den anden side velkomme informationen, så man kan hjælpe projektet videre på rette vej, hvis der er behov for det. Styregruppens rolle er jo ikke at være ”bussemand” overfor projektet, men – sammen med projektlederen – at skabe de bedste rammer og muligheder for at projektet kan blive afsluttet med succes.

For at opnå en effektiv statusrapportering er det vigtigt, at det at indsamle information og udarbejde statusrapporten ikke bliver en udfordring i sig selv. Statusrapportering skal basere sig på faktuelle data og projektlederens opfattelse af projektets tilstand – og sammenskrivningen af dette skal være en enkelt sag.

For at sikre dette har Progressive IT udarbejdet et koncept for statusrapportering, der er baseret på Microsoft Project Server. Løsningen giver projektlederen mulighed for at udarbejde en statusrapport ganske enkelt. Den indeholder et antal KPI’er med tilhørende mulighed for at kommentere på disse.

Rapporten inkluderer endvidere faktuelle oplysninger om projektets plan og aktuelle status, herunder bl.a. omkostninger, arbejde, tidsplan, risici og milepæle.

Figur 1: Detaljeret information om et projekts aktuelle status

Alle statusrapporter samles i en eller flere porteføljeoversigter, der udover en oversigt over projekternes KPI’er indeholder genveje til projekternes detaljerede statusrapport og projektrum, hvor der kan indhentes detaljeret information om projektets status.

Værdi

Løsningen sparer projektlederen for tid til udarbejdelse af status – specielt, hvis der udnyttes muligheden for at lade de enkelte projektdeltagere rapportere status og fremdrift på de enkelte opgaver, som er tilgængelig i Project Server. Herved kan projektlederen koncentrere sig om at justere planerne og økonomien og efterfølgende afrapportere projektets status på et øjeblik.

Ledelsens mulighed for altid af have adgang til projekternes aktuelle status bliver forøget kraftigt, da disse er samlet ét sted og i ét og samme format. Det er altså slut med at vente på status og modtage denne i forskellige formater. Herved får ledelsen mulighed for enkelt at identificere de projekter, der har behov for fokus for at komme på rette spor. Dette vil betyde, at projekter der måske ellers ville komme i meget store vanskeligheder kan reddes i god tid og derved kan der opnås der store besparelser på fejlslagne projekter.

Figur 2: Overblik over projekterne i porteføljen