Aarhus Kommune får drift og strategisk sparring

Siden starten af 2015 har Progressive stået for drift, vedligeholdelse og support af Office backend (Exchange, Lync, SharePoint) i Aarhus Kommune. Aftalen omfatter 16.700 Exchange-brugere, 8.000 SharePoint-brugere og 3.300 Skype for Business-brugere.

Det er i sig selv en stor aftale. Men en del af opgaven har også været at spille strategisk bold med Aarhus Kommune og være med til at udvikle og optimere driftsplatformen.

Aftalen er økonomisk interessant, fordi Progressive har budt ind med en skarp pris. Samtidig er den et strategisk godt match, fordi Progressive er leverandør af såvel hosting som solutionsydelser og dermed i stand til at agere strategisk partner.

Søgte strategisk partner

”Vi stod over for en ny udbudsperiode og ville benytte lejligheden til at udbyde vores Outlook, Skype for Business og SharePoint som en samlet pakke. Målet var at finde en leverandør, som var skarp på alle områderne,” forklarer Søren Laursen, Sektionsleder for Tværgående Digitalisering i Aarhus Kommune.

Samtidigt ønskede kommunen at opgradere sin teknologiplatform og har igangsat et Office 365-projekt i samarbejde med Microsoft Danmark og med Progressive som partner.

Derfor søgte Aarhus ikke kun et hostingselskab men også en strategisk it-partner.

Overdragelse forløb efter bogen

Progressives overdragelse fra den tidligere leverandør er forløbet lige efter bogen:

”Både Progressive og den afgående leverandør har vist et godt og professionelt samarbejde. Overdragelsen er foregået super konstruktivt. Forløbet er i det store hele gået godt og driften sikret gennem transitionsperioden,” siger Søren Laursen.

”For Aarhus Kommune er det samtidigt vigtigt, at Progressive har kunnet finde ud af at bemande projektet, har folk med de rette kompetencer på alle niveauer og er nemme at snakke med. Det har bestemt været tilfældet,” understreger Søren Laursen.

Overdragelsen er primært foregået i serverrummet og ikke ude hos slutbrugerne. Derfor har medarbejderne i det store og hele været uberørte af implementeringen.

Teknologiløft og lokalt team

Ved udbudsprocessen skulle opgaven beskrives og dokumenteres. Det var for Aarhus Kommune en god anledning til at efterse, om man kunne gøre nogle ting smartere og få ryddet lidt op i systemet.

Sammen med Progressive har kommunen blandt andet fået tilpasset systemets back’end, så spam og antivirus håndteres mere effektivt. Mail flowet er blevet forenklet og mindre komplekst. Og fordi der hele vejen igennem har været en forretningsmæssig vinkel på opgraderingen både fra kommunens og Progressives side, er der i dag flere arbejdsopgaver, der kan håndteres i samme system i modsætning til tidligere. Samlet set har Aarhus Kommune dermed fået et løft både i forhold til teknologi og effektivitet.

Med skiftet til Progressive har Aarhus Kommune fået en leverandør, som også er lokalt funderet. Kommunens faste kundeteam sidder således i Aarhus, hvilket gør det endnu nemmere at være kunde.

En væsentlig ting er, at Progressive har gode processer til at opfange problemer med.

“Set herfra virker det faktisk som om, at der er godt styr på tingene hos Progressive,” siger Søren Laursen fra Aarhus Kommune.

Samtidigt har kommunen fået en teknologikyndig partner, som de kommende år kan være sparringspartner i forhold til indførelse af ny teknologi.

Begynd at skrive og tryk ENTER for at søge