Dokumenthåndtering der øger produktiviteten

Dokumenter i form af kontrakter, lønsedler, tilbud, regninger, vejledninger, beregninger, billeder og anden kritisk viden repræsenterer sammen med væsentlige email-korrespondancer en stor forretningsmæssig værdi. Samtidig er medarbejdernes produktivitet afhængig af, hvor nemt nye dokumenter kan produceres, og hvor hurtigt eksisterende dokumentation kan genfindes.

Derfor er det bemærkelsesværdigt, at mange virksomheder har vanskeligt ved at holde et overblik over virksomhedens viden, som alt for ofte ligger gemt i en kompliceret mappestruktur eller lokalt på medarbejdernes PC’er mv. Ved at implementere elektronisk dokumenthåndtering – også kaldet ESDH (elektronisk sags- og dokumenthåndtering) – kan vi effektivisere arbejdsgangene i jeres virksomhed, øge sikkerheden og overblikket og derved øge produktiviteten.

Fordele ved dokumenthåndtering

Med udgangspunkt i en personlig dialog og et indgående kendskab til jeres virksomhed og jeres arbejdsgange, kan vi implementere et dokumenthåndteringssystem, der giver jer: 

Fuldt overblik

Vi organiserer jeres dokumenter på en overskuelig måde, så I nemt kan arkivere dokumenter de rigtige steder og hurtigt kan genfinde de dokumenter, I har brug for. Efter behov kan vi opsætte et effektivt arkiveringssystem, der automatisk arkiverer jeres dokumenter ud fra forudbestemte kriterier og retningslinjer. Grænsefladen er brugervenlig og intuitiv, så alle kan være med.

Fleksibel adgang

Dokumenterne kan tilgås hvor som helst og når som helst fra både stationære og mobile enheder – det kræver blot forbindelse til internettet. Derved bliver det nemmere at samarbejde på tværs af afdelinger og nemmere for medarbejderne at arbejde, når de er på farten eller ude ”i marken”. Dokumentsystemet kan kobles sammen med alle eksisterende systemer (mailsystemer, skriveprogrammer, printere mv.).

Versionsstyring

I får et komplet overblik over alle ændringer, der bliver foretaget i jeres dokumenter og mapper, herunder et overblik over, hvilke medarbejdere der har foretaget ændringerne. Det gør det muligt løbende at kvalitetssikre ændringerne og muligt at gendanne ældre dokumentversioner og slettede dokumenter efter behov.

Maksimal kompatibilitet

Dokumenthåndteringssystemet kan håndtere alle tænkelige filtyper, herunder blandt andet

tekstfiler (.doc, .docx, .odt, .pdf, .txt m.fl.), billedfiler (.png, .jpg, .jpeg, .gif m.fl.), lydfiler (.mp3, .ogg, .wav m.fl.), videofiler, datafiler og kodefiler. Det er muligt at scanne fysiske dokumenter direkte ind i systemet.

Sikker dokumenthåndtering

Dokumenthåndteringssystemet indeholder en lang række sikkerhedsforanstaltninger, der forhindrer fremmede i at få adgang til dokumenterne. Vi tilknytter desuden et antal administratorer til systemet, der kan tildele brugerrettigheder og oprette nye brugere, så I kan styre nøjagtigt, hvilke dokumenter og mapper de enkelte medarbejdere har adgang til. 

Standardisering

Vi kan implementere standarder og skabeloner, som kan være mere eller mindre dynamiske og behæftet med særlige regler og godkendelses-procedurer. Det gør det muligt for jer at ensrette og strukturere jeres arbejde og sikre et ensartet output. Vi kan blandt andet implementere standarder vedrørende design, layout, publicering og tone of voice (sprogbrug), og vi kan desuden oprette automatisererede beskrivelser på baggrund af eksempelvis bestemte datainformationer. 

Ubegrænset skalerbarhed

Vores dokumenthåndtering kan håndtere op til flere millioner dokumenter og mange tusinde brugere over hele verden. Vi kan løbende op- og nedskalere dokumenthåndteringssystemet, så det altid passer nøjagtigt til jeres virksomhed og jeres behov – og så I aldrig betaler for mere, end I bruger. 

Sags- og dokumenthåndtering tilpasset jeres behov

Ofte er dokumenter og mails tilknyttet specifikke sager eller projekter, eller også indgår de i processer eller workflows, som involverer flere medarbejdere eller afdelinger. Nogle dokumenter indgår i forskellige sammenhænge og skal derfor kunne findes med forskellige indgangsvinkler, uden at det resulterer i flere kopier. Uanset hvordan I arbejder med dokumenter i jeres virksomhed, kan vi opsætte et effektivt dokumenthåndteringssystem, der lever fuldt op til jeres forventninger.

Hos Progressive har vi stor erfaring i at analysere, rådgive om og implementere sags- og dokumenthåndtering. Med udgangspunkt i fleksible og konfigurerbare standardsystemer som Microsoft SharePoint og Office 365 understøtter vi organisationers og virksomheders behov og ønsker til effektiv og sikker håndtering af dokumenter. Blandt vores kunder findes blandt andre Tandlægeforeningen, Pharmadanmark, Kræftens Bekæmpelse og Tønder Service.

Case: Pharmadanmark optimerede deres medlemsservice

dokumenthåndtering